個人情報保護規定

第1章 総 則
(目的)
第1条 この規定は、広島美容専門学校同窓会(以下、「本会」という)が保有する個人情 報の取り扱いに関して必要な事項を定めることにより、個人情報の収集、利用、管理および保存が適正に行われることを目的とする 。
(定義)
第2条 この規定に定める用語の定義は、次の各号に定めるとおりとする。
(1)個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報を容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるようになるものを含む)をいう。
(2)本人 前号の個人情報の主体をいう。
(3)その他の用語は広島美容専門学校同窓会規約に定められたものをいう。
第3条 この規定は本会において、その全部または一部がコンピュータ等の自動手段により処理されている個人情報及び手作業により処理されている個人情報であって、組織的に保有するファイリングシステムの全部または一部をなすものを対象とする。

第2章  管理・運用
(管理責任者)
第4条

会長は本会の中より個人情報管理責任者を任命する。

2. 個人情報管理者は本会の保有する個人情報保護のために業務について責任を負う。
(個人情報取扱担当者)
第5条

個人情報管理責任者は本会役員の中より個人情報取扱担当者を選任する。

2. 個人情報取扱担当者は業務に応じて必要人数が選任され、担当業務の終了とともに解任される。
3. 個人情報取扱担当者は個人情報管理責任者の指示・命令のもと、個人情報のコンピュータへの入力・出力・管理及び個人情報を記載した帳票等を取り扱う。
(個人情報の取得)
第6条 本会は次の各号に定める目的のため個人情報を収集する。
(1) 本会が発行する各種資料を本会会員へ送付するため。
(2) 本会が行う同窓大会その他行事を本会会員へ案内するため。
(3) 本会会員名簿の作成のため。
(4) 本会会員の依頼を受け会員相互の連絡を行うため。
2.

前項で収集する個人情報の範囲は、前項の規定により特定された利用目的を達成するため必要な限度を超えないものとする。

3. 個人情報を収集するに当たっては、適法かつ公正な手段により行うものとする。
(個人情報の利用)
第7条 本会の保有する個人情報の利用については、前条に定めた利用目的の範囲内とする。
(個人情報の正確性の確保)
第8条

本会の所有する個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理しなければならない。

(会員の名簿利用)
第9条

会員が会員相互の連絡を必要とする場合には、本会がその連絡を代行する。

2.

代行を必要とする会員は、本会事務局へ代行の申請を行うものとする。

3. 申請内容は本会役員会で審査され、承認を受けたものについては代行を行うことができる。
4. 代行にかかる費用は申請者が負担するものとする。
5. 代行に関する事務は本会事務局において行い、申請者への個人情報の開示は行わない。
(個人情報の第三者への提供)
第10条 本会の保有する個人情報については、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、第三者へ開示してはならない。
(1) あらかじめ本人の同意を得ている場合。
(2) 利用目的の達成に必要な範囲内において、業務委託先等に個人情報を開示する場合。
(3) 本会設立趣旨である会員相互の親睦と母校の発展に寄与することを目的として、母校の教職員に限り開示する場合。
(4) 公的機関から法令に基づく照会を受けて開示する場合。
(5) 個人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合。
(業務委託)
第11条 会の保有する個人情報の取扱いを第三者へ委託する場合は、信頼のおける委託先を選定し、委託契約書上に提供した情報の委託業務以外への利用制限、機密保持の遵守および損害賠償義務に関する事項を定める等の措置を講じるものとする。
2.

第三者へ委託しようとする場合は、業務委託の内容、委託先、契約条項等について役員会で審査し、承認を得るものとする。

(開示等の請求)
第12条 当該本人から自己の情報に関して、開示、訂正、削除などの請求があった場合、その請求内容が正当と認められるときには、適正な方法で本人であることを確認の上、合理的な期間内にこれを応じるものとする。
(廃 棄)
第13条 本会の保有する個人情報の廃棄および個人情報を記録した媒体の廃棄・転用は、次の各号に定める方法で行うものとする。
(1) 帳票などの紙媒体はシュレッダーにかけるなどの方法を取り、完全に読み取り不能にして廃棄しなければならない。
(2) 個人情報を記録したコンピュータ、記憶媒体を廃棄する場合は、特例のソフトウェアを使用して個人情報を完全に消却するか記憶媒体を物理的に破壊してから廃棄しなければならない。
(3) 個人情報を記録したコンピュータ、記憶媒体を転用する場合は、特別のソフトウェアを使用して個人情報を完全に消去してから転用しなければならない。

第3章  規定の改廃
(改 廃)
第14条

この規定の改廃は、広島美容専門学校同窓会規約の改廃規定に従う。


附 則
1. 本規定は平成19年12月6日より施行する。


広島美容専門学校 同窓会
〒730-0052 広島市中区千田町3-15-1 TEL(082)240-1185/FAX(082)240-1215